Porozumienie na linii HR–zarząd jest kluczowe, jeśli mówimy o strategicznej roli HR w organizacji. Oczywiście, na tym polu może pojawiać się niepokój o bycie niezrozumiałym czy odrzucenie. Umiejętność odpowiedniego przekazywania rekomendacji i wniosków to nie wszystko – HR powinien przyjąć dla zarządu funkcję doradczą. Aby wpływać na decyzje zarządu i móc wdrażać innowacyjne rozwiązania, potrzebne są nie tylko wiedza i doświadczenia, ale także znajomość biznesu. W tym artykule przedstawię porady, które pomogą poznać perspektywę zarządu, co w efekcie przełoży się na skuteczne porozumienie i osiąganie wspólnych dla całej organizacji celów.
Zrozumieć biznes
Zadaniem HR-u jest nie tylko codzienne prowadzenie rekrutacji i porządkowanie procedur, ale wsparcie i doradztwo w podejmowaniu strategicznych decyzji związanych z zarządzaniem. To właśnie HR dostarcza informacje dotyczące:
- rynków i obecnych trendów,
- zapotrzebowania na kluczowe w danym momencie talenty,
- innych potrzeb wynikających z rozwoju firmy, a więc planowania różnych kluczowych obszarów, które wpływają na rozwój w ujęciu długoterminowym (jak np. zarządzanie talentami, przygotowanie programu sukcesji czy rekomendacje przy wdrażaniu zmian).
Dzięki ścisłej – i partnerskiej! – współpracy z zarządem, HR może być współtwórcą strategii biznesowej i wpływać na przewagę konkurencyjną. (Więcej na ten temat przeczytasz w artykule o tym, czym jest HR strategiczny).
Jednak, aby przyjęcie roli doradczej było w ogóle możliwe, HR musi znać biznes – jego potrzeby, cele, język – od podszewki. Mówiąc inaczej, przedstawiając swoje propozycje zarządowi, musimy ściśle skoncentrować się na celach biznesowych organizacji. Przyglądnąć się innym obszarom, takim jak chociażby sprzedaż, marketing, finanse – po to, aby znaleźć sposoby, jak HR może je wesprzeć. Warto na początek zrozumieć, jakie są najważniejsze priorytety zarządu i w jaki sposób proponowane działania HR mogą przyczynić się do osiągnięcia tych celów.
Pamiętajmy, że HR nigdy nie będzie efektywny, pracując w oderwaniu od pozostałych obszarów działalności organizacji. Tylko kompleksowe, holistyczne podejście i znajomość mechanizmów biznesowych pozwoli nam być dla zarządu prawdziwym partnerem.
Pytania, które pomogą Ci lepiej zrozumieć perspektywę zarządu
Poniżej prezentuję zestaw pytań, podzielonych na kategorie: „przeszłość”, „teraźniejszość” oraz „przyszłość”, zbudowane na podstawie metodyki Michaela D. Watkinsa. Pomogą Ci one lepiej zrozumieć Ci perspektywę biznesową i „wejść w buty” zarządu.
Pytania o przeszłość:
1. Wyniki:
- Jakie wyniki osiągała organizacja w przeszłości? Jak do tej pory radziła sobie firma? Co myślą o tym pracownicy?
- Jak ustalane były cele? Czy były optymalne czy zbyt ambitne?
- Czy w organizacji były stosowane zewnętrzne i wewnętrzne pomiary i analizy wyników?
- Co się działo, gdy cele nie były osiągane?
2. Przyczyny:
- Jeżeli wyniki były dobre, to dzięki czemu?
- Jaki był względny udział w osiąganiu tych wyników strategii organizacji, możliwości technicznych, kultury, polityki?
- Jeżeli wyniki były słabe, to dlaczego? Czy wynikało to ze złej organizacji firmy? A może z jej struktury, możliwości technicznych, prowadzonej polityki?
3. Historia zmian:
- Jakie wysiłki podejmowano, aby zmienić organizację? Jaki był ich efekt?
- Kto odegrał istotną rolę w kształtowaniu organizacji?
Pytania o teraźniejszość:
1. Wizja i strategia:
- Jaka jest obecna wizja i strategia działania organizacji?
- Czy organizacja rzeczywiście realizuje założenia zdefiniowane w strategii? Jeżeli nie, to dlaczego? Jeśli tak, to czy ta strategia zaprowadzi firmę w pożądanym kierunku?
2. Ludzie:
- Który pracownik ma potencjał, a który sobie nie radzi?
- Komu można ufać, komu ufać nie należy?
- Kto ma wpływy i dlaczego?
3. Procesy:
- Które procesy są kluczowe?
- Czy ich sprawność, niezawodność, terminowość są wystarczająco dobre? Jeśli nie, to dlaczego?
4. Niebezpieczeństwa:
- Jakie pułapki mogą na Ciebie czyhać? Co może zdezorganizować Twoje plany?
- Jakich politycznych i kulturowych błędów nie wolno Ci popełnić?
5. Pierwsze zwycięstwa:
- W którym obszarze (ludzie, relacje, procesy czy produkty) możesz szybko osiągnąć sukcesy?
Pytania dotyczące przyszłości:
1. Wyzwania i szanse:
- W których obszarach organizacja będzie musiała się zmierzyć z poważnymi wyzwaniami w nadchodzącym roku? Co można zrobić, by się na to przygotować?
- Jakie są najbardziej obiecujące, niewykorzystane jeszcze możliwości? Co musiałoby się wydarzyć, żeby móc je wykorzystać?
2. Bariery i zasoby:
- Jakie najpoważniejsze bariery przeszkadzają we wprowadzaniu zmian? Czy są to bariery natury technicznej czy kulturowej?
- Czy w organizacji dadzą się zauważyć jakieś elementy bliskie ideałowi lub czy znajdziesz jakieś doskonałe zasoby, które można wykorzystać?
- Jakie nowe zdolności należy rozwinąć lub nabyć?
Kultura:
- Które elementy kultury organizacyjnej należy zachować?
- Które elementy kultury należy zmienić?
Jak znaleźć odpowiedzi na te pytania?
Zastanawiając się nad odpowiedziami, pomyśl o zagadnieniach natury technicznej, interpersonalnej, kulturowej i politycznej.
Pytania związane z domeną techniczną mogą dotyczyć np. nieznanych rynków, technologii, procesów czy systemów. Te z kategorii zagadnień interpersonalnych mogą odnosić się np. do cech Twojego szefa, współpracowników oraz bezpośrednich podwładnych. Zagadnienia z domeny kulturowej, mogą dotyczyć norm, wartości i oczekiwań oraz zachowań, które z całą pewnością różnią się od tych znanych Ci z organizacji, w której pracowałeś/pracowałaś wcześniej itd.
Zastanów się też nad tym, jak wygląda „organizacja cienia” – nieformalna konstrukcja w Twojej organizacji, czyli np. sojusze, mające ogromny wpływ na to, co tak naprawdę dzieje się w firmie.
Znajdź wartość dodaną
Podczas prezentacji inicjatyw HR i formułowania komunikacji, warto skupić się na konkretnej wartości dodanej dla firmy. Tu oczywiście wracamy do punktu pierwszego, czyli doskonałej znajomości biznesu i jego potrzeb, z której ta wartość dodana będzie wynikała. Zarząd będzie bardziej zainteresowany rozwiązaniem, które przyniesie wymierne korzyści w postaci:
- zwiększenia efektywności, które będzie można wykazać na liczbach,
- optymalizacji czasu pracy, np. zautomatyzowania pewnych zadań,
- sposobów na pozyskanie i utrzymanie kluczowych talentów, np. lepszego wykorzystania potencjału pracowników.
Dobrze przygotowane uzasadnienie, koniecznie oparte na liczbach oraz przedstawienie korzyści w zwięzły sposób zwiększy szansę na akceptację proponowanych działań.
Podsumowanie
Podsumowując, skuteczna komunikacja z zarządem firmy jest kluczowym elementem sukcesu nie tylko dla HR-u, ale i całej organizacji. Rozumienie celów biznesowych, dopasowanie komunikacji, wykorzystanie danych i dowodów, skupienie na wartości dodanej oraz bliska współpraca z zarządem to kluczowe czynniki, przekładające się na realne efekty.
W Wyższym Piętrze HR doskonale rozumiemy złożoność strategicznej roli, jaką HR pełni w organizacjach. Obserwując rynek od lat, widzimy potrzeby profesjonalistów HR w tym zakresie. Dlatego właśnie powstał 8-miesięczny program „HR strategiczny. Praktycy dla praktyków”, którego kolejna edycja odbędzie się już w październiku 2023 r. Jednym z modułów jest właśnie skuteczna współpraca z zarządem.
Jeśli Ty również chcesz wzmocnić rolę HR w swojej organizacji i budować partnerską relację z zarządem – wejdź na zakładkę programu i wypełnij formularz znajdujący się na dole strony. Porozmawiajmy, czy ten program jest dla Ciebie!
