Organizacje – aby przetrwać na rynku – muszą się stale dostosowywać i rozwijać. Trzeba jednak pamiętać, że każda zmiana może budzić opór pracowników, burząc ich poczucie bezpieczeństwa i sprawiając dyskomfort. Niemniej jednak, organizacje mogą znacząco wpływać na skuteczność zmian poprzez właściwe wdrożenie, zarządzanie i komunikację. Czy to robią? Niestety, według Centrum Badań Gartnera, aż 53% HR-owców uważa, że wdrażanie zmian i organizacja procesów nie jest ich priorytetem w bieżącym roku. W artykule tym zagłębiamy się w znaczenie HR w zarządzaniu zmianą i badamy strategie, które zapewnią płynniejsze przejście procesu, z poszanowaniem potrzeb pracowników.
Dlaczego zmiany najczęściej kończą się niepowodzeniem?
Znaczącym aspektem pozytywnego zarządzania zmianą jest uwzględnienie społecznych i emocjonalnych kosztów z nią związanych. Zmiana może zakłócić poczucie stabilności pracowników, prowadząc do stresu, niepewności i obaw. Proces transformacji wśród pracowników zazwyczaj zaczyna się od odrzucenia, następnie przychodzi w przyjęcie (choć bez entuzjazmu), a ostatecznie kończy adaptacją. To rolą HR-u jest zapewnienie jak najłagodniejszego przejścia przez wszystkie te etapy. Jak wskazuje Jacek Smura, wiceprezes WPHR:
W Polskim środowisku pracy to, w jaki sposób zmiany są wdrażane i komunikowane, jest niezwykle ważnym elementem, który wpływa na inne obszary HR-owe. Doświadczenie pokazuje, że aż w 15% źle przeprowadzony proces zmian w organizacji, jest powodem odejścia pracowników. To najczęstszy powód, zaraz po przeciążeniu pracą i problemach z przełożonym. Każda zmiana narusza poczucie bezpieczeństwa. Pytanie więc, czy my, jako managerowie, potrafimy niwelować negatywne skutki emocjonalne i przeprowadzać pracowników przez zmianę – asystując im również na poziomie mentalnym. Czy przypadkiem nie traktujemy zmiany na poziomie mechanizmu organizacyjnego, bez przyjrzenia się potrzebom i lękom pracowników?
Zarządzanie zmianą – skuteczne strategie pokonywania wyzwań
Model zarządzania zmianą Davida Gleichera podkreśla trzy kluczowe elementy, które minimalizują opór pracowników:
- Po pierwsze, należy uświadomić niezadowolenie z obecnego stanu. Pracownicy muszą zrozumieć, że obecna sytuacja nie jest korzystna (lub mogłaby być lepsza).
- Po drugie, konieczne jest wypracowanie takiej wizji zmiany, która będzie przekonująca i zacznie rezonować z pracownikami na wszystkich szczeblach.
- Na koniec, należy przekazać jasny plan, określający kroki, które będą podejmowane.
To właśnie odpowiedni przekaz, jasna komunikacja i traktowanie pracowników jako partnerów zmiany, a nie przypadkowych świadków, przyczynia się do powodzenia całego procesu. Brak jasnych komunikatów skutkuje powstawaniem plotek, atmosfery strachu, a w rezultacie – zwiększonymi kosztami emocjonalnymi. Aby poradzić sobie z tym, pracownicy potrzebują trzech rzeczy: informacji, informacji i jeszcze raz informacji.
Jak poruszać się po zarządzaniu zmianą?
Podczas zarządzania zmianą ważne jest uwzględnienie różnych grup zaangażowanych – inne potrzeby w tym zakresie będzie miał zarząd, partnerzy biznesowi, a inne pracownicy. Warto pamiętać, że na reakcję na zmiany mogą też wpływać czynniki takie jak różnice pokoleniowe czy poziom zajmowanego stanowiska.
Oczywiście jednym z głównych ryzyk podczas procesu zmiany jest utrata kluczowych talentów. Aby temu zapobiec, ważną rolę odgrywa otwartość w komunikacji. Jednym ze sposobów stworzenia bardziej włączającego procesu, jest zaangażowanie pracowników od samego początku, tworząc środowisko, w którym ludzie czują się odpowiedzialni i zaangażowani w zmianę. Stworzenie przestrzeni, w której nie tylko liderzy, ale i pracownicy, mogą dyskutować o wyzwaniach, dzielić się doświadczeniami i wspólnie pracować nad potencjalnymi rozwiązaniami, może być nieocenione.
Jak komunikować zmianę, aby była ona dobrze przyjęta?
Wybór narzędzi komunikacyjnych zależeć będzie oczywiście od kultury organizacyjnej i grup docelowych. Metoda kaskadowa, w której informacje są przekazywane od góry na dół i poziomo, może pomóc w odpowiednim poinformowaniu wszystkich zainteresowanych.
Jak komunikować zmianę poszczególnym grupom?
- Zacznij od identyfikacji grup interesariuszy, takich jak: współpracownicy, pracownicy, którzy opuszczają organizację lub pozostają w niej, osoby bezpośrednio lub pośrednio dotknięte zmianą, inni.
- Dostosuj komunikat do konkretnej grupy. Informacje powinny być zarządzane i udostępniane we właściwym czasie, w zależności od postępów w wdrażaniu zmian.
- Kategoryzowanie interesariuszy jako sojuszników, obrońców lub hamulców zmiany może pomóc zdefiniować pożądany wpływ na każdą grupę. Sojusznicy mogą być zaangażowani w przekonywanie innych, podczas gdy obrońcy mogą potrzebować zapewnienia i racjonalizacji, aby poprzeć zmianę. Natomiast osoby hamujące zmianę mogą aktywnie opierać się, dlatego celem powinno być osłabienie ich oporu.
Kultywowanie odporności i zdolności adaptacyjnych
To, jak pracownicy przyjmą zmianę, zależeć będzie również od narracji, jaka panuje w organizacji na co dzień. Przygotowując pracowników do postrzegania zmiany jako stałej rzeczywistości, organizacje mogą zapewnić płynniejsze przejścia i łatwiejsze wdrożenia.
Warto promować narrację, która podkreśla nieuchronność zmiany i zachęca pracowników do ciągłej adaptacji. Poprzez tworzenie środowiska, w którym zmiana jest postrzegana jako naturalna część rozwoju i postępu, pracownicy będą lepiej przygotowani do radzenia sobie z wieloma zmianami w swojej karierze. To ostatecznie przyniesie korzyści zarówno jednostkom, jak i organizacji.
Jedną z podstawowych kompetencji niezbędnych do poruszania się w zmianach jest rozwijanie odporności, która umożliwia radzenie sobie z wyzwaniami – z pewnością siebie i elastycznością. Wiąże się to z kształtowaniem elastycznego sposobu myślenia oraz budowaniem pewności siebie w umiejętnościach radzenia sobie ze zmianami, niezależnie od konkretnych okoliczności.
Podsumowanie
Dostosowywanie się do zmian jest nieodłącznym elementem naszego codziennego życia, a umiejętność adaptacji ma kluczowe znaczenie zarówno dla jednostek, jak i organizacji. W przypadku zarządzania zmianą istotne jest szybkie zdobywanie nowych umiejętności i nawyków oraz umiejętność samodzielnego uczenia się. Po zakończeniu procesu wdrażania zmian ważne jest dostarczenie podsumowania, wraz z informacjami o jej kosztach i efektach.
Zainteresował Cię ten temat i chcesz poznać inne obszary, w których HR odgrywa strategiczną rolę? Zajrzyj na stronę naszego programu HR Strategiczny lub skontaktuj się z nami i porozmawiajmy.
