Czym właściwie są rekrutacje poufne.
Agnieszka Karwacka: Rekrutacje ukryte, to jest już znany sposób pozyskania kandydata. Niemniej zauważałam, że na LI publikujesz ciekawe teksty w temacie rekrutacji poufnych. Rozumiem, że są to dwa zagadnienia. Jaka jest różnica między nimi?
Karina Sudomir-Bona: Na ten moment widzę, że te dwa pojęcia są często mylone i zdarza się, że są nawet używane wymiennie. Jednak są to dwa, zupełnie różne procesy.
Pierwsza i zasadnicza różnica jest taka, że o rekrutacjach ukrytych można mówić otwarcie. W tego typu projektach nie widać, że pracodawca szuka pracownika, ale sam proces nie jest objęty tajemnicą.
Szacuję, że obecnie jest to ok. 70% rekrutacji na obecnym rynku (podkreślam, że jest to jedynie szacunek, bo na ten moment jeszcze nie odnalazłam wiarygodnych badań w tym obszarze, niemniej znając rynek pracy, mogę taki odsetek założyć). Co oznacza, że większość wakatów uzupełnianych jest bez publikowania ogłoszeń o pracę. Z czego to wynika? Przede wszystkim z braku czasu na przeglądanie CV i umawianie się z kandydatami oraz z potrzeby uzupełniania kompetencji w zespole tu i teraz. Dlatego też wiele organizacji decyduje się na skorzystanie z bazy zaprzyjaźnionych firm lub rekomendacji znajomych, którzy mogą polecić sprawdzone osoby.
Z kolei rekrutacje poufne objęte są absolutną tajemnicą, która może wynikać z kilku różnych przyczyn. Jak to ostatnio obrazowo określił nasz Dyrektor Rozwoju i Sprzedaży, zgłoszenie zapotrzebowania na rekrutację poufną można porównać do zlecenia dla snajpera. Co więcej, cały proces jest przeprowadzony w dokładnie zaplanowany i przemyślany sposób i ma swój harmonogram na poszczególne etapy. Tutaj nie ma przestrzeni na działanie przypadkowe, czy też spontaniczne. Wymogiem jest podpisanie klauzuli poufności.
A.K.: W takim razie w jakiej sytuacji rekomendowałabyś zastosowanie rekrutacji poufnej?
K.S.: Kierując się ostatnim doświadczeniem, mogę podać kilka przykładów najczęściej zlecanych nam projektów. Z oczywistych względów, nie podam szczegółów tych procesów.
- Rekrutacja prowadzona jest na kluczowe stanowisko w firmie, które nadal pozostaje obsadzone. Organizacja nie może pozwolić sobie na wakat przez kilka miesięcy w okresie przejściowym, więc rozpoczyna poufne poszukiwania z dużym wyprzedzeniem i z bardzo precyzyjnie określonym planem działania, który my jako Dom Doradczy, pomagamy przygotować. Tutaj mowa o takich stanowiskach jak np. dyrektor zarządzający, dyrektor sprzedaży, dyrektor finansów, dyrektor HR, dyrektor rozwoju itp.
- Firma chce wprowadzić nowy produkt na rynek i zatrudnić odpowiednich pracowników, z inną specjalizacją, kompetencjami, przy czym projekt ten jest objęty tajemnicą i nie może zostać ujawniony (w szczególności z uwagi na konkurencję), aż do momentu pełnej gotowości organizacji.
- Firmie zależy na pozyskaniu wyjątkowego pracownika, eksperta o konkretnej, czasem wąskiej specjalizacji, ale wszelkie próby kończyły się niepowodzeniem.
- Znana organizacja zmienia prezesa/ CEO, przed którym postawiono zadanie zoptymalizowania procesów i podniesienie efektywności pracowników.
A.K.: Faktycznie są to bardzo delikatne procesy, w których nawet najmniejszy błąd może prowadzić do wielu negatywnych konsekwencji. Jakie z nich są wg Ciebie, tymi najbardziej bolesnymi i problematycznymi?
K.S.: Konsekwencje mogą być naprawdę odczuwalne. Wyobraźmy sobie, że z pewnych względów zachodzi potrzeba zmiany na stanowisku Dyrektora Finansowego. Jego rola w firmie jest niezwykle istotna, a do tego jako jedyny posiada dostęp do wiedzy o procesach, ludziach dedykowanych do ich obsługi i kluczowych dokumentach. Proces rekrutacji poufnej w tym przypadku obejmuje nie tylko dyskretne znalezienie nowego kandydata, ale też zadbanie o poufność, żeby nie odbiło się to na rotacji zespołu, a co za tym idzie, utracie przez firmę kluczowych kompetencji i informacji.
Druga sytuacja. Wyciek informacji odnośnie rekrutacji na dane stanowisko, może zagrozić prowadzonemu od dłuższego czasu projektowi rozwoju firmy, która chce wejść w nowy obszar działania i w zupełnie nowe rynki. Miesiące badań rynku, budowania strategii, budowania zespołów, czy nawet linii produkcyjnych może zakończyć się fiaskiem albo w najlepszym wypadku zdecydowanym obniżeniem rentowności przedsięwzięcia.
Profesjonalista idealny do zadań specjalnych
A.K.: Jakie według Ciebie umiejętności są niezbędne, aby przeprowadzić ten proces prawidłowo i bez ryzyka?
K.S.: Kluczowe jest tu kilka elementów:
- doświadczenie w realizacji takich projektów,
- doświadczenie z pracy na różnych szczeblach wewnątrz organizacji,
- znajomość wielu procesów biznesowych,
- znajomość środowiska wewnętrznego organizacji,
- dyskrecja i szczelność informacji,
- strategiczny networking,
- koncepcyjne myślenie- odpowiednie zaplanowanie procesu rekrutacji poufnej, nawet w najmniejszych szczegółach,
- znajomość prawa, w tym szczególnie prawa pracy,
- doświadczenie w sądzie pracy,
- umiejętność strategicznej rozmowy z klientem, rekomendowanie sprawdzonych rozwiązań, wzajemne zaufanie, partnerska relacja.
Nie poruszałyśmy w tej rozmowie jeszcze jednej kluczowej kwestii, a mianowicie perspektywy kandydata. Rekrutacje poufne to dla kandydata “Randka w ciemno”. W takiej sytuacji konieczna jest zapewnienie poczucia komfortu i bezpieczeństwa, dobra komunikacja, zbudowanie otwartej, partnerskiej relacji, wzajemne zaufanie, uczciwość. Kluczowe jest wyjaśnienie powodów tego typu rekrutacji, tak aby zapewnić kandydatowi komfort, ale też nie zdradzić zbyt wielu szczegółów w początkowej fazie procesu.
A.K.: Od klientów Wyższego Piętra HR słyszałam, że jesteś wyjątkowo skuteczna w tym obszarze. Masz szeroką ekspertyzę. Możesz powiedzieć trochę więcej o swoim doświadczeniu w tym zakresie?
K.S.: Bardzo mi miło, faktycznie obszar rekrutacji poufnych to moja specjalność. Na pewno ogromne znaczenie ma tu moje doświadczenie. Brałam niejednokrotnie udział w rekrutacjach poufnych zarówno w roli kandydata jak i Managera HR z wewnętrznej organizacji. Dało mi to szerokie spojrzenie na to zagadnienie i możliwość zdiagnozowania punktów krytycznych dla obu stron tego procesu. Na tej bazie wypracowałam ramowy, bezpieczny proces, uwzględniający nawet najmniejsze szczegóły. Mówię ramowy, bo za każdym razem jest on dopasowywany do potrzeb i sytuacji danej firmy. Tutaj nie ma zazwyczaj dwóch takich samych przypadków.
Co więcej, z wykształcenia jestem też prawniczką, co ma tu ogromne znaczenie. W bardziej skomplikowanych sytuacjach znajomość przepisów i niuansów prawnych pozwala mi na kompleksowe podejście do tematu.
To, na co zwracam też uwagę od dłuższego czasu i to, co jest obecnie niezwykle ważne na rynku pracy (a nawet najważniejsze), to partnerstwo. Prowadząc rekrutacje poufne muszę zbudować pełne zaufanie, atmosferę otwartości, zarówno po stronie firmy jak i kandydata. Dać im poczucie bezpieczeństwa. Aby dobrze się przygotować do przeprowadzenia rekrutacji poufnej, muszę wejść w szczegóły sytuacji w organizacji i wykonać dogłębną analizę, często dotykając bardzo delikatnych, poufnych kwestii.
Kolejną niezmiernie istotną kwestią jest wyszukanie odpowiedniego kandydata. Osoby, które rekomenduję organizacji, są przeze mnie dokładnie zweryfikowane. Ten element procesu mogę porównać do działania agencji wywiadowczej i psychologa w jednym. Muszę dokładnie sprawdzić doświadczenie, wartość, jaką kandydat wnosił do poprzednich organizacji, zarówno merytoryczną, jak i liderską, cechy charakteru danej osoby, wszystko po to, żeby sprawdzić, czy dana osoba idealnie pasuje do organizacji i aby wykluczyć ryzyko niepowodzenia procesu. Oczywiście wszystko przebiega zgodnie z prawem i na pewnym etapie kandydat musi wyrazić zgodę, abym mogła przeprowadzić dokładną analizę jego profilu i zweryfikowała poprzednie doświadczenia. Te działania są niezwykle ważne, bo żadna ze stron nie chce ponownie znaleźć się w podobnym procesie po kilku miesiącach współpracy. Wymagają one znajomości ludzi, umiejętności zdobywania odpowiednich informacji i wyłapywania niuansów, które mogą sygnalizować pewne przekłamania.
Jak widać rekrutacje poufne, to bardzo precyzyjny i chyba najbardziej skuteczny proces rekrutacji, dlatego warto zwrócić się z nim do zaufanej i doświadczonej osoby.
Agencja, a butikowy Dom Doradczy w rekrutacjach poufnych
A.K.: Wiem, że tego typu rekrutacjami zajmują się też duże agencje pośrednictwa pracy na rynku. Dlaczego postanowiłaś w WPHR wprowadzić taki produkt? Co Klient zyskuje?
K.S.: Jesteśmy butikowym Domem Doradczym, dla którego każdy Klient ma ogromne znaczenie i nie jest on tylko kolejną pozycją w tabelce. Podchodzimy bardzo indywidualnie do potrzeb organizacji, niejako prowadzimy je za rękę w tym procesie, obdarzając pełną uważnością. Naszą najważniejszą wartością jest partnerstwo, ale też drugi człowiek. Wiemy doskonale, że firma to ludzie, a nie tylko numer NIP czy KRS, a kandydat to osoba, która ma już pewne doświadczenia, wartości i swoje wymagania, a my często mamy wpływ na jego życie prywatne, więc powinniśmy być uczciwi i odpowiedzialni. Bardzo pieczołowicie więc dobieram firmę dla kandydata i kandydata dla firmy. Muszą do siebie pasować na wielu płaszczyznach. Nie odhaczam jedynie punktów doświadczenia w CV, ale wchodzę znacznie głębiej. Dzięki temu jako WPHR możemy w pełni wziąć na siebie odpowiedzialność zarówno za kandydata jak i za firmę. To, co wielokrotnie powtarzam, nie malujemy trawy nie zielono, bo dokładnie wiem, jak to smakuje i przy pierwszej nawet mżawce, zawsze wyjdzie na jaw. Osobiście miałam taką sytuację.
W Wyższym Piętrze HR mamy nie tylko ogromne doświadczenie, ale też wiedzę z bardzo kluczowych dla firm procesów: HR-u, marketingu i sprzedaży, co pozwala nam na dobre rozumienie biznesu i odpowiadanie na jego potrzeby.
Jesteśmy partnerem, który podchodzi do każdej sytuacji indywidualnie, a dzięki ogromnemu doświadczeniu jesteśmy w stanie kompleksowo zrealizować projekt dla biznesu.
A.K.: Bardzo dziękuję za rozmowę i zapraszam po więcej szczegółów na Wyższe Piętro HR.
K.S.: Nasze drzwi są zawsze otwarte. 😊
Wywiad przeprowadziła: Agnieszka Karwacka
Niezależna Konsultantka ds. Marketingu współpracująca z WPHR, właścicielka firmy świadczącej usługi marketingowe. Od 13 lat zajmuje się promowaniem marek, tworzeniem komunikacji i programowaniem działań sprzedażowych, PR oraz elementami EB. Doświadczenie zdobywała zarówno w międzynarodowych korporacjach jak i małych firmach.
